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左手管理咨询,右手管理培训,写过两本书《说服力:让你的PPT会说话》、《说服力:工作型PPT就该这么做》

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工作型PPT设计之道  

2014-08-18 18:04:38|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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工作型PPT设计之道 - Lonely Fish - 让PPT设计NEW一NEW
  大家好!很久,真的很久没有和大家见面了!其实我失踪那么久只是因为一直忙于公司的事情。好在再怎么忙,我都没有离开PPT,过去一年多我在全国很多地方做过PPT培训,都得到了学员极高的认可,很多时候我都非常感动。
前一阵有几个听我课的学员中场休息时候很激动跑来和我说:“老师,我是你博客的忠实粉丝,跟了好几年了,可惜现在不更新了。”说到不更新的时候一脸的沮丧。说实话,那时候我心里挺愧疚的,因为她是幸运的,他们公司能组织我的专场培训,还有很多朋友没有机会听到现场的讲解。
所以,我最近希望尽可能抽时间来给再唠叨唠叨PPT的事情。
    以下这篇文章是我最近在一个微信群里做的分享,我原以为就是普通的分享,没有想到群内的400多位小伙伴热情极了,这时候让我才觉得,大家很需要得到一些想法和思路,毕竟PPT已经成为大家的必不可少的工具了。
    现在我就分享一下我在这个群里当天分享的内容,希望能给各位亲一点启发和收获。

---------------------------------------------偶是华丽丽的分隔线--------------------------------------------------------


@Lonely_Fish:各位亲,大家晚上好!很高兴在这里和大家做一个分享和交流,也感谢李忠秋老师提供这样一个平台。如果大家对PPT感兴趣的话,可以到我的网络博客(www.Lonely-Fish.com)看一看,有很多免费的资源,应该对大家有一些帮助。让大家更好的了解我对PPT的想法和理解。

@Lonely_Fish:在正式开始演讲内容之前,我做一个小小的调研,想问大家一个简单问题,大家在什么样的情况下,情景下会使用到PPT。

@学员反馈:工作汇报、写方案、工作方案提报、项目立案、课程开发、培训课件、做部门报告、给领导些工作报告、年终总结、产品展示

@Lonely_Fish:好的,大家给予了很多反馈,我总结一下大致有三大类:(1)工作汇报;(2)培训课件;(3)给予观众展示的营销类的PPT,那这些都属于完完整整的工作型PPT的范畴。也就是今天我们要讨论的范畴,由于今天时间有限,不太可能讲得非常细,但我会谈一下我个人对工作型PPT总体的一些想法。

@Lonely_Fish:在前面了解了大家的使用的场景之后呢,我想问第二个问题,大家觉得做好PPT最大的价值是什么?或者说你为什么要做好PPT呢?你觉得做好PPT对你有什么意义呢?

@学员反馈:更好的汇报工作、训练思维方式、吸引学员注意力,提高学习兴趣、培训更清晰,听众更愿意接受、提高学习兴趣、展现自己的思维能力、辅助、达成目标、图文并茂生动形象、超越文字直达人心、清晰传达思想、训练创造力、逻辑思考能力和分析力、信息可视化,逻辑清晰化、让老板更生动形象的理解给我们的工作内容、更精确地传递我想传达的东西。

@Lonely_Fish:非常感谢大家提供了很多不同的答案、想法和理解,我觉得大家的说法都非常的好,我想从另外一个维度来阐述我对工作型PPT的一个很重要的想法。

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WHY:为什么要做PPT?

@Lonely_Fish:其实大家说的不论是逻辑化的表达观点,还是更好的呈现内容,或是说让领导更清晰直白的理解我们内心的世界,其实在我看来,做好PPT最应该去考虑的核心问题是如何给观众交付一种真正完美的体验这种体验不仅包括逻辑思维和视觉化的形象展示,也包括你的语音呈现、仪态呈现的体验,尤其是一个精致的观点如何让听众得到良好的体验后心悦诚服地接受你的思想,这就是一种完美体验。

如果要给这种完美体验加一个标尺,我觉得有两个刻度:一是对方是不是愿意看下去,听下去二是对方是不是真的有触动,愿行动

所以,基于前面所阐述的体验目的,我们在制作PPT的时候,更多应该考虑从受众群、用户或者说观众的角度来思考,避免大多数职场人士会犯的一种错误“领导交代我写什么就写什么,我能写什么就写什么”。其实,领导要你写的和观众要听的还可能有Gap,作为职场人士是要认真思考这其中的Gap如何去填补的,这其中的学问很大。

我们给予观众的体验本质上包括两块核心内容:(1)文字内容,这是工作型PPT中很重要的内容,这就是你的思想。(2)视觉化语言和行为,也就是说让你的文字如何更容易显现化,让别人更清晰地识别。

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WHAT:什么是工作型PPT?

(1)从广义来说:所有适合工作场景的PPT;

(2)从狭义来说:字数多、比较难以排版的PPT,这也是我研究最多的一类PPT;

工作型PPT在实践中,难点在于文字多、表格多、图表多,在这种情况下,绝大多数职场人不知道怎么布局、怎么排版,不知道使用什么样的字体、字号,不知道怎么样才能将图文结合的更好,甚至不知道该不该使用动画。我们在这个领域做了很多探索和研究。

其实,我一直有个观点,“字数少”的PPT要做得好看很easy,我个人总结了很多套路可以化解这种问题。然后,比较悲剧的是“字数多”的PPT要做得既能快速帮助阅读者抓住重点,又能体现专业性的美感,这是非常有难度的。经过一段时间的反复实践,现在我觉得已经彻底攻克了这个难题,大致上有几种方式破解,破解的关键点是什么都已经公式化了,从这点上而言,工作型PPT的方法体系应该说已经基本完善了。

HOW:工作型PPTの五个价值观

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价值观1:快速的80分

工作型PPT不追求极致的美观,不要求做到100分或者90分,那是“劳民伤财”的工作型PPT应该是快速的达到80分、75分,甚至70分也都是可以的。

真正的工作型PPT一定是要高效的,而不是极致的美观,要用最简单、最快速的方式将观点呈现出来。换句话说:能用线解决的问题,坚决不用图形来解决;能用框来解决的问题,坚决不用图片来解决,一定要以快速高效为核心标准。

某种程度,我不太认同“PPT的PS化”这种风潮。为了追求一种所谓的特效创新,可能要花费15分钟,这时间若花在对思想的深刻性上,对文字的精准性上,对专业的洞察性上,那该多好啊!

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价值观2:安全第一

在工作型PPT中,所谓的“安全”就是:PPT做出来,一定要让绝大部分的人,尤其是领导能够PASS。换言之,部门领导看了,觉得你的PPT蛮好,不用大改,副总看了也觉得言之有物,形式美观,没太大意见,最后大老板看后就直接拿去汇报了,这就是一种安全。领导的PASS代表的是他的一种审美观和认同度,因为个体的差异,这个“度”在很多的时候是非常难把握的。所以,我们要选择一种相对安全的标准,能够让他们都相对的认同。

不是所有好看的PPT都能完全获得所有领导的认可,只有设定一种安全的标准,才有可能赢得他们的认可。

举个例子来说,我曾经做咨询项目的时候,临近结题汇报,总经理助理看过我们的咨询报告后,悄悄把我拉到一边说了一句话:“你们的报告我个人觉得做得很不错,有个小细节希望你们改一下,你们的报告中突出的文字选用血红色,我们领导可能会看了不舒服,因为他觉得血红色不是太吉祥。”就因为这句话,当天我就让团队以后给客户的所有咨询报告都不再选用血红色做突出色,原因很简单,它不够安全!

从这个案例我得到的启发是:无论是颜色还是图形或者整个布局设计,都可能与自己或者客户的企业文化有关。别去埋怨和质疑这其中的科学性,你所要做的事情,就是尽可能的在框架范围内优雅的起舞就行了。从这个角度来说,我们的工作型PPT追求的就是“安全第一”的原则。

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价值观3:玩的不是PPT,而是规则

工作型PPT不仅仅是把内容写出来或者图形化做好看,更多的是体现对这个行业的深入的了解和洞察。为什么这么说呢?在我做很多咨询项目过程中,深刻的了解到企业当中的运行规则、人与人之间一些微妙的关系、对于不同商业问题的不同见解,工作型PPT设计的时候要充分考量这些微妙的东西。说白了,工作型PPT是一种心理洞察的游戏,不是简简单单的文字加图形的表达。

德鲁克曾经说过:“听一个人说话,关键不是听他说了什么,而是听出他没说什么”。作为工作型PPT的汇报者,必须思考如何通过工作型PPT,把自己想要表达但是又不能非常直白表达的内容,含沙射影地表达出去,与此同时能让对方欣然感知到。平时我们上课会有案例来告诉大家这个度怎么掌握,今天由于时间原因,只能先和大家说一下这个概念。

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在谈下一个问题前,问大家一个问题:请问你觉得怎样才能比较快的把ppt做好?需要具备什么元素?

@学员反馈 :构思清楚,头脑有框架,模板、思维条理很清楚了再做很容易,案例作为论据要与后充分论证论点,要先知道自己要的目的,想要表达的东西,然后形成大纲,框架,清晰的思路和素材,突出重点。

@Lonely_Fish:大家都异口同声的提到了逻辑,有了思路、清晰的想法、有了逻辑、有了框架大家ppt做的会非常快。

价值观4:快=简约+公式

@Lonely_Fish:我觉得大家谈得非常好,看得出来大家说的和我想说的很接近。

  • 公式:我觉得一个好的PPTer的大脑需要存有很多“公式”,这种公式不仅仅是一种思维模式(精通各种理论模型),更多的时候,自己对于篇章布局有快速梳理和捏合的思路,又或者根据领导的提议有自己独到的想法,都能够快速的理出一条可行的思路。这种能力是一种“公式化”的能力。

  • 简约:尝试用最简单的方法做页面设计与布局,摒弃以往用花里胡哨的设计来抓人眼球的做法,用最简单的元素做出让人爱不释手的PPT。在这点上,我目前极力地在向学员推“轻设计”,就是用直线、圆圈、三角等最简洁的元素快速布局页面,并做出非常专业和雅致的作品。从学员给我提交的作品来看,效果是非常显著的,我每次看见这些作品,还是很感动的。

因为看见有朋友刚刚提到“素材可以加速PPT的制作”的观点,我这里补充一下我个人的观点:在某些时候,做工作型PPT如果借助素材可以提高效率,但这有个前提,那就是“你写的PPT信息量与模板素材的信息量相对匹配”。我不是特别赞同疯狂的下载各种素材,误以为“素材越多,速度越快”,本质上不能以素材为王,因为寻找素材往往需要非常耗费大量的时间和精力,导致做PPT的效率非常低。我在课上开玩笑说:“屌丝PPTer鼠标什么键最容易坏?中间的滚轴最容易坏!为什么呢?因为都是不停找素材滚来滚去滚坏的!”

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价值观5:每天进步1%好过一天进步100%

@Lonely_Fish:关于如何学好PPT呢,我这里说几点,我本人也是这么践行的:

  • 第一:见多识广才能有更多的灵感。我最早研究PPT和实践PPT的时候还没有像现在这么多的素材和风格,所以我当时更多借鉴的是海报设计。

  • 第二:尽可能贴近某位达人(教师)的风格,通过模仿,体会这种风格中所涉及的知识点。临摹和模仿是所有练习一个技能最快速的方法,这点不容置疑。模仿适合自己的工作型PPT风格门槛低、学习成本低,而且在模仿过程中,大脑是在不停的思考与总结;

  • 第三:持之以恒的练习。很多人为什么不能坚持呢?原因很简单,就是因为坚持下去的心理负担太大,心生恐惧。为什么心理负担大呢?因为TA太希望“一步登天”了。我建议呢,把心理预期降下来,成年人学习与成长是需要正向激励的,所以做好两件事就行了:一是相对认真对待自己以后要写的每份PPT,首先从态度上,别仅仅把它当做是一件痛苦的事情来做;二是每一次做PPT的过程中,特别认真的做好若干页,尤其是把学到的一些技法和技术用一下,也别多,用一下,到此一游就行了,你一定要有个概念“只要今天做的比昨天的好,这就是一种胜利!”

  • 第四:保持一个玩的兴趣。千万别把PPT想得太复杂了,你就把它当做一个Word的升级版就行了。平时做PPT的时候就尝试自己弄点新花样,以玩的心态去做,你可能就能把它做好。


    想了解更多的资源分享,欢迎各位朋友添加我的公众微信号:职场魔方

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